Organiser un événement peut être une tactique marketing efficace pour toute entreprise. Cependant, sa mise en œuvre prend beaucoup de temps et d’efforts ; mais en le faisant bien, vous pourriez bientôt voir un fort retour sur votre investissement. Et tout ceci devient moins stressant lorsque vous optez pour un outil de gestion d’événements.
En effet, de nos jours, une application ou un logiciel de gestion d’événements est devenu essentiel pour toute sorte d’événements. Personne ne veut gérer des feuilles de calcul sans fin ; envoyer plusieurs centaines d’e-mails par jour et paniquer à chaque fois qu’il y a un changement, y compris plein d’autres choses. D’innombrables tâches de l’organisation d’un événement, ainsi que pour des événements multiples, peuvent être rendues moins intimidantes à l’aide d’une application de gestion d’événements.
Alors, vu les différents outils de gestion d’événements disponibles en ligne, lequel choisir ? Et pourquoi sont-ils indispensables pour la réussite de vos événements ?
Sans plus tarder, découvrons ensemble tout cela dans la suite de cet article.
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Outil de gestion d’événement : lequel utiliser ?
Comme vous le savez très bien, l’organisation d’un événement nécessite beaucoup de choses. Pour cela, un bon outil de gestion d’événements est la meilleure solution pour faciliter la planification de vos événements. L’outil de gestion d’événements peut créer et gérer les invitations aux événements, des billets et des confirmations, les paiements et le marketing ; y compris l’enregistrement des participants, l’engagement des participants et la création de pages de destination d’événements.
Ceci étant, quel outil de gestion d’événement utiliser pour bénéficier de tout cela, et gagner plus de temps dans la gestion de votre événement ? L’un des meilleurs sur le marché que nous vous proposons est Prezevent. En effet, Prezevent est une solution web qui facilite la vie des organisateurs d’événements quel que soit le type.
Pourquoi recommandons-nous Prezevent ? Pour plusieurs raisons à savoir :
1. Un paramétrage facile et rapide
En quelques clics, vous créez votre compte Prezevent et ajoutez les fonctionnalités nécessaires à l’organisation de votre événement.
2. Une gestion efficace et facile des autorisations
Avec cette application, vous vous entourez des meilleurs en connectant les personnes et/ou les entreprises impliquées dans l’organisation de vos événements.
3. Possibilité d’importer votre travail existant
Cet outil de gestion d’événement se connecte avec une multitude d’outils et accepte de nombreux formats pour vous laisser utiliser ce que vous avez déjà produit.
4. Un bon démarrage de l’organisation de votre événement
Que cela soit les listes d’invités, la création de badges événementiels ou la location de matériel d’impression ; à vous de créer tout ce dont vous avez besoin pour votre événement !
5. Une équipe dynamique et toujours à l’écoute de sa clientèle
Avec Prezevent, vous avez une équipe dévoué et toujours disponibles pour vous assister si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez besoin de conseils.
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Pourquoi un outil de gestion d’événements est-il indispensable pour la réussite de vos événements ?
Voici ci-dessous 10 principales raisons qui montrent l’importance de l’utilisation d’un outil de gestion d’événements :
a) L’organisation de votre équipe
Une plate-forme de gestion d’événements peut faire des merveilles pour vous organiser, permettre une collaboration efficace et éviter les problèmes de communication. Il y a souvent de nombreuses personnes ou collaborateurs impliqués dans l’organisation d’un événement ; tels que l’administrateur, les gestionnaires d’événements, le spécialiste du marketing par e-mail et le coordinateur sur place.
L’outil de gestion d’événements garantira que les tâches sont attribuées ; que la communication est claire et que le travail se fait sans délai entre les collaborateurs. Toutes les mises à jour seront affichées dans le tableau de bord et vous pourrez facilement suivre l’avancement du projet.
À tout moment, vous pouvez surveiller tous les événements de l’organisation ; et rechercher n’importe quelle information sans confusion ni erreur. L’information, cependant, est bien protégée, car chaque collaborateur n’aura accès qu’à certains événements selon vos décisions.
b) La création d’une meilleure expérience d’inscription en ligne pour vos événements
Les premières applications de gestion d’événements ont d’abord été développées pour automatiser la billetterie et l’inscription en ligne, vous pouvez donc en mesurer l’importance.
Il y a des années, pour organiser un événement sans application de gestion d’événements ; les gens utilisaient Google Forms pour créer des formulaires d’inscription, des questionnaires et des enquêtes. L’entrée est ensuite renseignée dans des feuilles de calcul Excel. Beaucoup d’entre eux est examinés et traités manuellement et cela prenait énormément de temps ; avec des erreurs produites plus souvent. Il y des fois où différents groupes de données se chevauchaient, ce qui donne beaucoup de mal à trier les inscrits et les détails de l’achat des billets.
De nos jours, vous avez cette possibilité d’utiliser des collections interconnectées pour gérer les données d’enregistrement. En tant que tel, vous n’égarerez jamais aucune commande, vous n’oublierez pas de mettre à jour les contacts ; et vous n’enverrez jamais un e-mail à une mauvaise personne.
Avec un outil de gestion d’événements, vous pouvez créer des formulaires hautement personnalisables ; différents types de billets qui répondent à vos besoins promotionnels ; et communiquer rapidement et avec précision.
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c) Augmentation des ventes de billets avec de meilleurs outils de marketing événementiel
Un parcours événementiel vers le public commence par la page de destination. C’est là que vos participants potentiels auront la première impression de votre événement et décideront ensuite d’acheter des billets. Peu importe combien d’argent vous dépensez pour la publicité ; le taux de conversion dépend fortement de la qualité de votre page de destination. Même si vous avez une équipe de développeurs à votre disposition ; un outil de création de page de destination simple, même pour les novices de la technologie, fera gagner beaucoup de temps à votre équipe ; surtout lorsque plusieurs événements se déroulent en même temps.
La personnalisation est ce qui différencie un bon outil de gestion d’événements des autres. Tout, des formulaires aux types de billets en passant par la page de destination, doit être personnalisable. Si votre événement nécessite des exigences particulières ; il est conseillé de choisir une application ou une plate-forme de gestion d’événements soutenue par une entreprise expérimentée dans le développement de logiciels événementiels.
Certains outils de marketing événementiel qui devraient être disponibles sur une plate-forme de gestion d’événements sont : la page de destination, le marketing par e-mail, les pages de référencement, le partage sur les réseaux sociaux, etc.
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d) La gestion des participants avec CRM
Combien d’invités, d’inscrits, d’acheteurs et de participants aurez-vous pour votre évènement ? Combien d’e-mails aller-retour devrez-vous envoyer et recevoir ? Ou combien d’informations sur les ventes de billets et de marchandises, devrez-vous traiter ? Cette tâche de gestion des données des participants pourrait vous prendre la tête sans un CRM approprié.
Avec un CRM, les informations sur les participants sont consolidées sur une plate-forme unique ; où vous pouvez rechercher ce dont vous avez besoin en un instant. De plus, vous pouvez accéder à toutes les transactions ; inscriptions, présences, communications ; adhésions, références, préférences personnelles, commentaires, etc. informations d’un contact. Les campagnes de marketing événementiel pour l’événement en cours et les événements futurs peuvent être construites plus efficacement grâce aux données démographiques, aux tendances en temps réel et aux rapports.
e) La maximisation de l’engagement des participants
C’est la partie qui manque à de nombreux nouveaux organisateurs d’événements. Une fois qu’une personne a acheté un billet d’événement (avec ou sans paiement impayé), elle deviendra un inscrit. Cela ne garantit pas qu’il ou elle deviendra éventuellement un participant. C’est en fait un gros problème pour les événements gratuits.
L’une des solutions consiste à impliquer les déclarants. Vous pouvez utiliser l’outil de gestion d’événements pour envoyer des messages programmés, des teasers, des newsletters, des rappels, etc.
f) L’automatisation de l’enregistrement sur place
Si vous n’avez pas déployé d’application d’enregistrement mobile pour vos événements précédents, il est temps d’en rechercher une. Même si votre événement est ouvert au public ; il est toujours préférable de pouvoir capturer les détails des participants. Comment gérer les inscrits en ligne, les participants de dernière minute, les inscrits qui n’ont pas payé leurs billets, les participants qui veulent acheter des marchandises en même temps ?
Avant d’avoir l’intention de former une grande équipe pour gérer l’enregistrement ; envisagez d’utiliser une application d’enregistrement mobile. Avec quelques bornes numériques en libre-service ; vous pouvez oublier les files d’attente habituelles pour l’enregistrement, en particulier lors d’événements à grande échelle pour les inscrits. Ils peuvent s’enregistrer par téléphone, tablette ou ordinateur portable à leur propre rythme. Les badges nominatifs ne seront automatiquement imprimés sur place qu’après l’enregistrement d’un invité. De plus, un outil de gestion d’événements fournit également des mises à jour en temps réel des invités enregistrés, des billets disponibles et des revenus des ventes de marchandises.
Économisez votre énergie sur l’enregistrement et concentrez-vous sur l’interaction avec vos participants pendant l’événement.
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g) Un contrôle sur votre budget
Avec un outil de gestion d’événements intégrant des outils financiers ; l’élaboration d’un budget et le suivi des dépenses et des revenus sont facilités.
Plus que souvent, on a des paiements inattendus que l’on oublie parfois. Cela entraîne des divergences dans la comptabilité des événements et beaucoup de maux de tête après. Vous devez également suivre nos ventes afin de pouvoir exécuter des campagnes de marketing si nécessaire.
h) Analyser le succès de l’événement
Même si l’événement est terminé, et ce fut un succès, parfois vous attribuez les mauvais facteurs au succès. Cela pourrait conduire à vos prochains événements pas si réussis. Un outil de gestion d’événements vous aidera à évaluer le succès (ou l’échec) de l’événement et à en tirer de précieuses leçons. Pour la plupart des organisateurs d’événements, la pression pour justifier le retour sur investissement les oblige à avoir accès aux détails des ventes de marchandises ; des ventes de billets, des prospects, des coûts et des bénéfices. En plus d’apprendre à réduire les coûts, à éviter les erreurs et à amplifier les bons résultats lors du prochain événement similaire ; vous trouverez les rapports très utiles lorsqu’il s’agit d’obtenir le parrainage d’un événement.
i) La gestion de plusieurs événements simultanément
Non, la magie ne vous aidera pas, mais un outil de gestion d’événements peut vous aider à gérer efficacement plusieurs événements. Les administrateurs d’événements et les collaborateurs désignés peuvent gérer différents événements au sein d’une organisation. Comme la plupart des tâches sont configurées et automatisées avec des workflows. Une fois que vous avez désigné et planifié votre stratégie ; vous pouvez automatiser l’exécution des tâches en mettant en place des workflows.
Tout ce que vous avez à faire est de saisir des données et des mises à jour ; ainsi que de surveiller le statut de vos événements et de surveiller les analyses.
j) Dupliquer le succès
Avouons-le, personne ne veut repartir de zéro pour chaque projet de planification d’événements qu’il entreprend. Avec un outil de gestion d’événements ; vous pouvez reproduire le succès de votre événement précédent avec des flux de travail, des paramètres et un cadre établis. Il est important que vous standardisiez votre processus de planification et de gestion d’événements ; afin que toute équipe événementielle de votre organisation puisse suivre tous les événements et obtenir de bons résultats en permanence.
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Conseils pour choisir un outil de gestion d’événements
Pour votre application de gestion d’événement, quel que soit le type, commencez par prioriser vos besoins. Ensuite, assurez-vous que chaque outil fournit ce dont vous avez besoin. Pendant que vous parcourez le « Logiciel de gestion d’événements « , posez-vous ces questions :
De quoi avez-vous besoin pour votre événement ? Un système de billetterie, une brochure web ou mobile, un site web événementiel ; des solutions d’engagement des participants, un outil d’enregistrement des participants ; des outils de récupération de leads pour les exposants ? Écrivez tout ce à quoi vous pouvez penser.
Votre événement est-il en personne, virtuel ou hybride ? Ce logiciel peut-il prendre en charge votre type d’événement ?
Le logiciel de planification d’événements est-il compatible avec les appareils mobiles ? Proposent-ils également une application pour vos participants ?
À quoi ressemblent ses critiques sur les magasins d’applications et les sites de critiques de logiciels ?
Avec quelle facilité pouvez-vous adopter le logiciel ?
Et pour finir vérifiez si vous pouvez planifier une démonstration en direct ou faire un essai routier à l’avance.
Autre que Prezevent, voici 4 des meilleurs logiciels de gestion d’événements préférés des organisateurs
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Eventbrite
Il s’agit d’une solution de billetterie populaire pour des événements allant des petites rencontres aux grands concerts. Le système est personnalisable et peut également être utilisé pour envoyer des confirmations et des rappels par e-mail. Il permet également aux gens de s’inscrire à partir de leur téléphone et de leur ordinateur.
Ils facturent un supplément de 3,5% du prix du billet plus 1,59 $ par billet. Bien qu’Eventbrite soit bien connu, certains organisateurs pensent que les frais sont un peu élevés.
Résumé : populaire pour les événements plus petits ou de divertissement, mais un peu cher par rapport à d’autres outils d’inscription et à un logiciel de planification d’événements tout-en-un. Par exemple, Whova ne facture que 2 % + 0,99 $ par billet payé, ce qui peut vous faire économiser plusieurs milliers de dollars.
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Whova
Whova est une plateforme de gestion d’événements tout-en-un primée comme Prezevent. Plutôt que de jongler avec plusieurs plates-formes logicielles spécialisées dans les événements ; Whova est conçu pour vous aider à gérer votre événement virtuel, en personne ou hybride du début à la fin avec un seul système. Plus précisément, vous pouvez utiliser le logiciel de planification d’événements de Whova pour :
L’inscription en ligne, le site web de l’événement création et le marketing événementiel,
Diffusion en direct et enregistrements vidéo avec sa plateforme de conférence virtuelle et sa plateforme d’événement hybride,
Engagement et réseautage des participants avec une application événementielle pour les publics en personne et à distance,
Enregistrement des participants, génération de badge nominatif, et plus encore.
Mises à jour : Whova a récemment publié une exonération de responsabilité COVID-19 pour vous aider à revenir aux événements en personne, ainsi qu’une fonction de mise en réseau rapide.
Résumé : C’est une plate-forme de gestion d’événements tout-en-un abordable, adaptée aux mobiles. Elle est largement utilisé par plus de 20 000 événements en personne, plus de 5 000 événements virtuels et plus de 1 000 événements hybrides aux États-Unis/Canada, Royaume-Uni/Europe, Australie, Asie et plus encore. Avec les notes les plus élevées dans les magasins d’applications et les sites d’évaluation de logiciels parmi toutes les applications d’événements ; Whova offre aux clients une variété d’outils permettant de gagner du temps.
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Boomset
Boomset est un outil de suivi de la participation aux événements qui fournit un système d’enregistrement, d’impression de badges à la demande et de gestion de la liste des invités. En plus de permettre l’enregistrement par reconnaissance faciale ; les organisateurs peuvent également suivre les participants avec des bracelets compatibles RFID. À l’aide de badges et de bracelets, les participants peuvent même acheter des marchandises, des repas et des boissons lors d’événements.
Si vous souhaitez ajouter un outil d’enregistrement rapide à votre logiciel de planification d’événements actuel ; Boomset est une bonne option à considérer. Cependant, si vous hésitez à adopter un appareil spécial uniquement pour l’enregistrement des participants ; vérifiez d’abord si votre outil de gestion d’événements propose une fonction d’enregistrement avec numérisation QR.
Résumé : Bien qu’il soit adapté à un grand festival ou à un événement surpeuplé nécessitant un enregistrement rapide ; vous ne voudrez peut-être pas adopter un appareil spécial uniquement pour l’enregistrement. Si tel est le cas, envisagez des applications de gestion d’événements telles que Prezevent ou Whova, qui prennent en charge l’enregistrement au jour le jour, l’enregistrement de session, et la capacité de session.
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Slack
Cette ressource populaire pour la communication d’équipe a également été utilisée pour l’interaction de session au sein d’événements. Slack vous permet de créer différents canaux pour divers sujets au sein d’un même espace de travail ; vous pouvez donc avoir des canaux privés pour que votre équipe communique ; ou des canaux publics que les participants peuvent utiliser comme sujets de discussion tout au long de l’événement.
En plus des conversations de groupe, les utilisateurs peuvent également s’envoyer des messages en tête-à-tête ; passer des appels vidéo et vocaux et partager des fichiers via l’application.
Résumé : un excellent moyen d’entrer en contact sur le moment, même s’il sera difficile de garder une planification back-end organisée. Bien que la communication facile soit un grand avantage ; il peut également être ennuyeux pour les participants de basculer entre les plates-formes. Vous voudrez peut-être envisager une plate-forme comme Prezevent qui peut intégrer des fonctionnalités de communication avec le reste de l’événement.
Conclusion
Comme nous l’avons expliqué ci-dessus, les applications et outils de gestion d’événements sont devenus une partie intégrante de la planification et de la gestion d’événements. Certes, vos homologues professionnels de l’événementiel les utilisent pour amener leurs événements au niveau supérieur. Pour rester compétitif, vous feriez mieux de commencer à trier les nombreuses applications et logiciels disponibles sur le marché ; (bien que nous vous recommandons personnellement Prezevent), il vous faut choisir celui qui convient le mieux à vos besoins.
